Google Apps Script(GAS)×AIで非エンジニアでも簡単に業務を自動化する方法を徹底解説
株式会社C And 代表取締役
Google Apps Script(GAS)は、様々な業務効率化に利用されています。生成AIの誕生により、このGASが圧倒的に導入しやすくなっています。
本記事では、GASがAIの誕生でどのように変化したのか、基本的な使い方から実際のユースケースでの実践まで網羅的に紹介します。
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目次
GASとは？｜生成AIの台頭で何が変わったのか
GAS(Google App Script)とは、Googleが提供しているプログラミング言語です。これを利用することで、Google Workspaceのアプリケーションの自動化や連携の自動化ができます。
自動化できる業務の例として、問い合わせ対応の自動化、データのトラッキング、自動リマインドがあります。より詳しい活用場面は後に紹介しておりますので、そちらをご確認ください。
GASと生成AIを組み合わせるメリット
GASと生成AIを組み合わせることで、「非エンジニアでも自分で簡単に業務効率化」ができます。
生成AIの台頭は、主に以下の2点でGASの活用に大きく寄与しています。
- 開発コストの劇的な低下
- 「単なる自動化」から「考えるまで自動化」が可能に
開発コストの劇的な低下
GASの利用にあたっての大きなボトルネックが、「プログラミングスキルが必要なこと」による導入コストの高さでした。しかし、生成AIがコード作成を行ってくれるようになったため、こちらのハードルが格段に下がりました。
「単なる自動化」から「考えるまで自動化」が可能に
AIの台頭により「考える作業の自動化」も可能になりました。例えば以下のような作業が自動化できます。
・メールの重要度を判断＆チャットツールへの通知
・データ収集～データの分析までの一気通貫化
・契約書・受領書の自動発行
より詳しいユースケースは、以下でご紹介しています。
【GAS初心者向け】GASの基本的な使い方を解説
GASは、以下の手順で利用可能です。
GASを使う手順
具体的な実践例がみたい方は、以下のボタンから遷移できます。
①,②スプレッドシートを開いて拡張機能→Apps Scriptを選択
まず、スプレッドシートのツールバーにある拡張機能から「Apps Script」を選択します。すると以下のようなコードエディタの画面に遷移します。
③コードエディタの「コード.gs」にコードを打ち込む
先ほど出したコードエディタにコードを打ち込むことで、自動化ができます。このコードは、生成AIに作成してもらうことが可能です。
生成されたコードをコピペして実行すれば完了する場合もあれば、それだけではエラーが出てしまうこともあります。エラーが出た際の解決策は後ほどご紹介します。
GASのコードに関するTIPS：
（独自のクラス等もあり）
・実行時間・メール送信上限がある
（実行時間：6分以内（※Google Workplaceの場合30分）、メール送信上限：100～1500通)
※一般的に、個人のGoogleアカウント（@gmail.com）を利用している場合は制限時間は6分です。Workspace（有料版）でない場合は、重い処理をさせるとエラーになる可能性があるため注意が必要です。
④デバッグをする
コードを打ち込んだら、問題なく動作するかデバッグします。デバッグは、以下の手順で進めます。
デバッグの手順
エラーがある場合は、右側のデバッガに表示されます。エラーが確認された場合は、該当部分の修正をして再度デバッグしましょう。
この際にいくつか注意点があるため、必ず確認してください。
デバッグの際の注意点
・デバッグの際に「権限を付与」という注意書きが出ますが、したがって進めてOKです。
・デバッグとは別に「実行」があります。こちらをタップすると本番環境として実行されてしまうため、注意が必要です。（解決策：コードをテスト用に作り変えてもらって、テスト環境で実行）
※ブレイクポイントとは？
「ここまでコードを実行してストップして」という指示です。こちらの設定は、行を表す左の数字にカーソルを合わせると出てくる紫色の〇にチェックを入れることでできます。
⑤トリガーなどの設定をする
デバッグまで完了したら「トリガー」などの設定を行います。トリガーは、以下の手順で設定します。
トリガーの設定手順
トリガーとは、特定の日時に実行するようにする指示です。定期的な実行や特定日時での一斉送信といったことをしたい場合はこちらを設定しましょう。
こちらを設定する場合は、コードを編集する必要が出る場合があるので注意が必要です。
⑥実装
デバッグ・トリガーの設定が終わったら、実行しましょう。実行ボタンを押して、上記のように実行ログに「実行完了」と表示されればOKです。
今回は、「AI」というキーワードで検索したときのサイトのURLを拾ってくるコードを実行したため、以下のようにスプレッドシートに反映されています。
GAS×生成AIで効率化できることの例
ここでは、GASに生成AIを組み合わせることで効率化・自動化できる業務の例を職種別にご紹介します。
全職種：
(GoogleFormの回答内容の自動送信、Form内容のスプシへの記録など)
・メールの自動アーカイブ
・API連携による各種サービスでの自動化
（LINE、Chatworkなど）
営業職：
（最終接触日から特定日数連絡がない顧客へのリマインド）
・顧客リストの自動更新
・訪問日時のカレンダーへの記入
マーケティング：
（特定キーワードのSNSやWEBサイトの自動収集＆リスト化）
・広告レポートの自動収集
・リンク切れチェック
・GA・サーチコンソールからのデータのトラッキング
人事：
・勤怠・経費未提出者へのリマインド
ここでご紹介したものもほんの一部です。もし自動化したい業務があれば、一度生成AIにきいてみる、前例がないか調べてみることをおすすめします。
【GAS×生成AI】実際に業務効率化を実践！
業務効率化の例の中でもマーケティング職などで行う「WEBメディアの競合調査」について実践してみます。今回は、特定URLの情報を取得するGASを実行します。ほかの業務に対しても、実装のための手順は同じですので、ぜひ参考にしてみてください。
以下の手順で実践していきます。なお基本操作は、「GASの基本的な使い方」でご紹介していますので、そちらを参照ください。
①実行したいコードを生成
まずは、GASを動かすためのコードを用意します。命令で「役割」を与え、要件で「イメージしている動作」を共有しましょう。今回は、以下のプロンプトで実行します。
今回使用したプロンプト
あなたはプロのマーケターです。特定のURLの「タイトル」・「記事の見出し構成（H1〜H3）」「文字数やキーワードの出現頻度」の3つの情報を取得するGoogle Apps Scriptのコードを作成したいです。以下の要件に従ってコードを作成してください。
#要件
・取得したい情報は、「検索結果のタイトル」「記事の見出し構成（H1〜H3）」「文字数やキーワードの出現頻度」の3つです。
・トリガーを設定したいので、トリガーを設定する内容もコードに組み込んでください。
・コメント付きで分かりやすいコードにしてください。
・実行するまでの手順も同時に教えてください。
プロンプトの要件に「コメント付きで」と「実行までの手順を教えて」というキーワードをつけると、実装までの道筋がわかりやすくなります。
またAPIキーを利用する場合、コードに直接書き込まないようにしましょう。「スクリプトプロパティから取得するようにコードを作成して」とプロンプトに加えることで、セキュリティ面を大幅に向上できます。
上記のプロンプトで実行すると以下のように、コード＋実行手順が生成されます。
②生成されたコードを「エディタ」に入力＆指示にしたがってシートを編集
先ほど生成されたコードをコードエディタに入力します。この時に保存を忘れないようにしましょう。
また、実行のために先ほど生成された手順に従ってスプレッドシートを編集します。今回生成された手順では、実行まで一気に進めていましたが、本記事ではデバッグを挟みます。
③デバッグをする(+エラーが出たときの解決策)
実行前にデバッグを行います。図のように「ブレークポイント」を設定し、上のデバッグボタンで実行します。
この時以下のように「承認が必要です」と出ます。これは、コードを反映するために権限をくださいという必ず出るメッセージなので反映させて進めましょう。
デバッグの結果、不具合があると以下のように知らせてくれます。今回は、14行目にエラーが見つかったみたいです。
エラーが出た場合の解決策には以下のものがあります。
エラーが出た際の解決策
・エラーの内容のスクショを生成AIに共有→原因を教えてもらい自分で修正
前者の方が楽ですが、後者の場合不用意な修正によるさらなるエラーの防止ができます。
今回は後者で対応し、回答は以下のようでした。
今回は、正しくスプレッドシートへの入力ができていなかったことがエラーの原因と特定できました。修正後再度デバッグを実行するとエラーが消え、問題なく実行できる状態になりました。
④トリガーの設定＆実装へ
トリガーを設定したい場合は、実装の前に行います。トリガーの設定は、「コードで行う」「手動で行う」の2つの選択肢があります。
コードで実行する場合、以下の図の上のツールバーにある実行関数を「createTrigger」に変更して、実行します。すると、実行ログのように実行完了になっていれば設定OKです。
コードのデバッグ・トリガーの設定（必要な場合）が完了したら、実行を押して実装しましょう。トリガーを設定している場合、特定の日時にこのコードが実行されます。
もっと高度なGASを実装するには？
今回は、「実装」を生成AIに手伝ってもらいましたが、生成AIによる「要約」を絡ませたより高度な業務効率化も可能です。
もっと高度なAI活用をしたい方は、「生成AIスクール」の利用がおすすめです。生成AIスクールを受講することで、スキルの向上はもちろん、リスク管理についても学ぶことができます。
高度な業務効率化を自信を持って実行するためにも、受講がおすすめです。今なら補助金で安く受講できますので、ぜひ活用してみてください。
特におすすめの生成AIスクール3選
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個人向けの生成AIスクールを比較する
GASと生成AIを組み合わせる際のコツ
GASで生成AIを利用する際のコツについて、以下の4点が挙げられます。
・コード作成のプロンプト・指示はできるだけ明確にする
・セキュリティとAPIキーの管理インフラを整えておく
・社内業務以外での利用は特に注意深く行う
エラー時は「原因」と「修正案」をセットで要求する
GASの実行中にエラーが発生した際は、単に「動かない」と生成AIに伝えるのではなく、実行ログに表示されたエラー文をそのままAIに提示することが重要です。
このとき、エラーの周辺コードも一緒に渡すと、AIは文脈を理解してより正確な解決策を提示してくれます。
コード作成の指示は構造化して明確に伝える
AIにGASのコードを書かせる際は、曖昧さを排除した具体的なプロンプトが不可欠です。
「どのシートのどのセルからデータを読み取るか」「AIにどのような加工をさせるか」「最終的にどの形式でどこへ出力するか」という3点を構造化して伝えてください。
セキュリティとAPIキーの管理インフラを整えておく
APIキーなどの機密情報をコード内に直接書き込むことは、例えるとドアのカギを挿したままのような状態であり、セキュリティ上大きな問題です。
GASには「スクリプトプロパティ」という、認証情報をコードから分離して安全に保存できる専用の機能が備わっています。これを利用することで、キーケースのようなものでカギ(APIキー)必要な時だけカギを取り出して使用することができます。
社内業務以外での利用は特に注意深く行う
業務に社外が絡む場合、個人情報の流出の危険性が圧倒的に高まるため注意が必要です。
ぱっと思いつくだけでも、以下のようなケースが考えられます。
・情報の自動取得で利用し、メアドのスペル違いで重要な情報が流出した
このようなリスクを回避するためにも、社外が絡む・繊細な情報を扱う業務の場合、エンジニアのチェックを入れてもらう、注意深くデバッグを取る、コード作成の段階で確認するなどの対応を徹底しましょう。
まとめ｜GASを使いこなして業務効率化
今回は、GASに生成AIを組み合わせることで業務効率化する方法をご紹介しました。独学で実装可能なものもある一方で、それが難しい高度なケースでGASを使いたい方もいらっしゃるかと思います。
そのような方には、生成AIスクールの受講がおすすめです。生成AIスクールは、高度な生成AI利用術を学べるうえ、生成AIの有識者に質問することも可能です。
「セキュリティ面はどう考慮すればより安全か」「もっと使いこなすためにはどうしたらいいか」など気軽に聞けます。無料相談からも利用可能であるため、ぜひ一度登録してみましょう。
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木俣太地
また、前職の株式会社MIXIで培ったブランドプロモーションスキルを活かし、話題化戦略を意識した制作した生成AI活用のアニメCMは、Xにて680万インプレッションを記録。幅広い形で生成AIを活用して、企業の課題解決に貢献。
