Excel業務を効率化する生成AI活用ガイド｜関数・マクロ・データ分析を自動化する具体的手順

Excelはビジネスに不可欠なツールですが、実務では「関数のたった1文字のミスで計算が合わない」「マクロを組みたいけれど、どこから手をつければいいか分からない」といった悩みが尽きません。

実はこうした悩みは、今や生成AIを活用することで解決できます。

本記事では、Excel業務において、生成AIを使いこなすコツを解説します。今日からすぐに使える具体的なプロンプトもご紹介しますので、ぜひ手元のExcelで試してみてください。

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Excel業務の生成AI活用法5選

ここでは、Excel業務における生成AIの活用法を大きく以下の5つに分けてご紹介します。

1，数式の作成・エラー修正

Excel最大の壁である「関数」を覚える必要はありません。やりたいことを伝えるだけで、AIが最適な数式を組み立ててくれます。

〈例〉「3月分」かつ「東京支店」だけの合計金額を出したいが、関数の書き方がわからない……。

AIがファイルを直接読んで「売上日」がどの列にあるかを自分で判断してくれるので、列番号をいちいち説明する必要はありません。

2，データの整形（クリーニング）

業務で扱うデータの整理・分析業務はAI活用により、大幅に業務効率化できます。

〈例〉会社名が「(株)」だったり「株式会社」だったりバラバラ。住所の数字も全角・半角が混ざっていて見栄えが悪い……。

「置換」を何度も繰り返す手間がなくなります。CopilotならExcel上で直接、Geminiなら修正後のファイルをダウンロードする形で完了します。

3，データ分析・可視化

膨大なデータを分析する作業も、AIを利用すれば、より効率的に行うことができます。

〈例〉1年分の売上表を渡されたが、どこに注目して資料を作ればいいかわからない……。

自分でピボットテーブルを組まなくても、AIが「ここが異常値です」「来月はこうなりそうです」といった分析結果を文章で返してくれます。

4，VBA・マクロの作成

「毎日やる同じ作業」を自動化するプログラムも、AIなら一瞬で書いてくれます。

〈例〉毎日、特定のシートをPDFにして保存する作業が面倒。自動化したいけどプログラミングなんてできない……。

コードをコピーして貼り付けるだけで、簡単に専用の自動化ツールを構築できます。

5，画像・PDFからExcel変換

これが最新AIのすごいところです。手書きのメモや印刷された表の「写真」から、Excelデータを作れます。

〈例〉紙でもらった請求書や、会議室のホワイトボードに書かれた表を、手入力でExcelに打ち込むのが苦痛……。

キーボードでポチポチ入力する時間がゼロになります。スマホで撮った写真さえあれば、即座にデジタルデータ化が可能です。

【無料で使える】Excel業務におすすめの生成AIツール

Excel業務においておすすめの生成AIツールには、以下のものがあります。

	Gemini	ChatGPT	Microsoft Copilot
主な特徴	Googleサービスとの連携。大量データの読み込みに強い。	対話形式でコードや関数を作成。多機能な万能AI。	Excelアプリ内で直接操作。Office製品との親和性が最高。
得意なこと	Excelファイルの読み込み・分析、丁寧な数式解説。	複雑なVBA作成、エラー修正、ロジカルな相談。	データの可視化、グラフ作成、テーブル操作の自動化。
コスト	無料版あり（有料版 約2,900円/月〜）	無料版あり（有料版 約3,000円/月～）	無料版あり（有料版 約4,500円/月～）

Gemini

Geminiは検索エンジンの最大手であるGoogle社が開発したAIであり、膨大なデータの処理能力と高度な論理的思考に定評があります。特におすすめなのは有料プランの「Gemini Advanced（Google One AI Premium）」です。

無料版でもチャット形式で数式の作成などを依頼できますが、有料版では最新の高性能モデルが利用でき、Excelファイルを直接アップロードしての高度なデータ分析や、Googleスプレッドシート上での直接的なAIサポートが可能になります。

初回無料トライアルが提供されていることもあるので、ぜひ検討してみてください。

ChatGPT

ChatGPTは聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。Open AI社が提供する代表的な文章生成AIです。

ChatGPTの長所はその使いやすさです。対話型AIであるため、少しのニュアンスの違いなども対話を通じて細かく調整していくことができます。また、ユーザー数がかなり多いので、使い方・活用術の情報を得やすいことが特徴的です。よって、初心者の方にもかなりおすすめできます。

Microsoft Copilot

CopilotはExcelを開発したMicrosoft社が開発したAIであり、Excelとの互換性もかなり高いです。特におすすめなのは有料プラン「Copilot Pro」もしくは「Copilot for Microsoft 365」です。

無料版でもChatGPTなどと同じようにチャット形式で使用することができますが、ExcelやWordなどのOffice製品上でCopilotの呼び出しは有料版でしかできません。

Microsoft Copilot Proは1か月間の無料試用版を提供しているので、有料版もぜひ検討してみてください！

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ExcelのAI活用メリットと注意点

Excel業務でAIを活用するメリット

１，業務効率化、生産性向上

AIを活用すると、Excelの日常タスクが爆発的に効率化されます。

従来はExcel業務を効率化したい場合、Excelの本を買って実際に業務では利用しない機能も含めたExcel全般の勉強をしたり、ネットで毎度調べたりする必要がありました。しかし、AIは自身の効率化したい業務を送るだけで解決策となるような関数やマクロ、その使い方までチャット形式で教えてくれます。

さらに、今まで知らなかった処理を知ることで、今までのアウトプット以上のものが望めるようになります。

２，高度な分析が可能になる

ChatGPTは自然言語とプログラミングを融合した分析が可能です。よって、質問を投げかけると、コンピューターで実行可能な分析コードに変換できます。

分析コードとしては、回帰分析、クラスタリング、主成分分析（PCA）、相関・共分散、時系列分析（ARIMA等）、異常検知など多岐にわたる知識が学習されています。

Excel業務でAIを使用する際の注意点

Excel業務でAIを使用する際の注意点には以下の通りです。

１，AIの出力を鵜呑みにしない

AIの出力は必ずしも正確な情報とは限りません。というのも、生成AIは蓄積された学習データに基づいて出力するため、誤情報を生成する可能性も高いためです。

また、AIの情報は最新のものでない場合が多いです。無料版・有料版ともにかつての情報をもとにしているため、自分で最新情報をもとに事実確認する必要はあるでしょう。最近ではリアルタイムの検索を介して応答する機能もついていますが、とはいえやはり注意すべきといえます。

よって、AIの出力結果をそのまま使うのではなく、自分の目で確認・修正しながら用いる、といった使い方が適切です。

2，機密情報を入力しない

生成AIは機械学習を基盤としているため、入力したプロンプトは学習データとして使われる可能性があります。よって、機密情報を入力してしまうと、情報漏洩につながる恐れがあるのです。

そのため、ビジネスで生成AIを利用する場合は、機密情報の取り扱いに関して厳密なルールを定めるなどセキュリティリスクに注意を払う必要があります。

生成AIを業務で活用するために

今回は、Excelに生成AIを活用する例の中でも簡単に取り組める5つをご紹介しました。

より高度な業務効率化を目指す場合、独学だけではどうしても限界に突き当たってしまいがちです。そこで、着実にスキルを習得したい方は、生成AIスクールの受講をおすすめします。

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